精诚中国杭州新址启用，共同见证新征程
2023-11-08
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远程办公成为新常态
曾经高楼林立的城市CBD或许在不久的将来就会成为空城，随着疫情常态化，人们对远程办公的认知发生了改变，更多将其看作一种常态，而非特殊时期的临时措施。
在美国、日本、欧洲等地区，传统的商务办公区出现写字楼空置的现象。数据显示，美国全国前十大商务办公区正常打卡出勤的人数自疫情发生以来已经下降了26.4%，其中包括在纽约、纽瓦克、泽西等在内的纽约大都会区出勤率低仅有14.3%。远程办公在疫情期间已经逐渐成为了普遍的现象。
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什么是远程办公呢
远程办公，分“远程”和“办公”两部分，是指通过现代互联网技术，实现非本地办公：（在家办公、异地办公、移动办公）等办公模式。
协作和沟通对于同地团队和远程团队来说都是一个问题，唯一的区别是：在远程团队中，物理距离会加剧这个问题。
幸运的是，每个问题都有解决方法。有很多工具和技术可以帮助远程团队协同工作，在深入研究之前，让我们先理一下远程团队协作的基本组成部分：
远程工作协作的3大组成部分
人、工具、方法是构建团队的基石，三者之间的工作对于良好的合作至关重要。
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远程办公的好处
员工喜欢远程工作。他们真的很喜欢。居家办公不只适合你的团队，你的企业也将受益。
远程员工具有如下特点：
1.更高效。斯坦福大学的一项研究发现，远程团队成员可以满班次工作，甚至有所延长。办公室员工经常迟到或早退。该研究中的远程工作者的休息时间也更短，病假和休假更少。
2.更低成本。在很少甚至没有办公室员工的情况下，你的企业可以降低运营成本。例如，医疗保健品牌 Aetna 允许大约一半的员工在家工作。这个灵活的方案为他们节省了大约每年 7,800 万美元的办公费用。
3.更快乐。通勤和办公室环境可能让人感觉有压力。当员工每天都能跳过驾车和刻板的办公室照明时，他们会感到很高兴。FlexJobs 发现，77% 的受访者可以通过弹性工作改善健康状况。86% 的受访者感觉压力减轻。快乐、健康的员工将会在你的企业中工作得更久，而且更努力。
4.更环保。你的企业可能希望减少碳足迹。交通运输占温室气体排放的 29%。在家工作可以减少员工上班路上所消耗的燃油。这些节省有助于保护环境。
5.更容易招募。当企业在全国范围内寻找求职者时，他们将在本地区之外拥有更大的人才库可供选择。
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远程办公的缺点
远程工作有很多好处。但是，也有一些原因，可能会让你不希望员工在家工作。
缺点包括：
1.干扰。员工在家中可能没有合适的工作空间。他们的公寓可能较小，或者邻居比较吵闹。街上可能正在施工或空调在夏季效果不佳。或者，他们每天在当地咖啡店工作可能会花费太多。这些都不是理想的远程工作条件。
2.性格不符。许多团队（如销售）会雇用精力充沛、性格外向的员工。这些团队成员在家里可能无法保持活力。但是，视频通话和聊天渠道可以帮助提供他们需要的社交工作文化。
3.安全问题。远程工作者家中的互联网安全性可能较弱。在某些情况下，他们可能会在本地咖啡馆通过不安全的 Wi-Fi 网络工作。不过，有一些方法可以降低这些风险。可以为接触敏感数据的团队成员提供 VPN 和安全的 Wi-Fi 热点。同时，还要考虑采用额外的计算机安全措施。
4.技术问题。当发生技术故障时，你的远程员工可能会遇到问题。在没有现场 IT 团队的情况下，他们将需要在线上或本地商店中对硬件和软件问题进行故障排除。
5.缺乏监督。许多人在家工作时会保持活力，但是有些人则不会。经理无法到远程员工的办公桌前核实他们的工作情况，而是不得不通过项目质量和状态报告跟踪团队的进度。对于某些经理来说，这可能令人沮丧。
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成功的远程办公工具
利用合适的工具，你的远程工作人员不仅会在工作上表现出色，还会蓬勃发展。一些工具将帮助员工轻松在家工作。
你的远程员工将需要：
1.访问公司文件。你需要将所有团队文件存储在共享位置。云存储提供商允许你的团队从任意地点、使用所有设备访问关键文件。云存储可确保远程员工始终保持同步。
2.文件共享与协作。团队成员还需要能够安全地共享文件。安全文件共享提供商允许团队共享项目并实时协同处理。也就是说，它使远程工作者能够在大型项目上快速取得进展。
3.团队合作工具。后，团队成员需要一种全天保持联系的方式。团队合作工具应该允许你的远程员工在一个中心位置一起聊天、开会、通话和工作。强大的远程通信工具将帮助你的团队成员建立牢固有效的联系。
个人和组织都可以免费获取Micrisoft Teams，采用远程办公时，一些关键的习惯会帮助你取得成功。
设置工作区
如果你没有家庭办公室，请不要担心。你仍可以在家中高效办公。事实上，Teams 设计成了一个可以随身携带的虚拟办公室。虽然家中可能没有打印机、实体文件或桌面电话，但可以直接在 Teams 中拉取文档，安全存储文件以便适当的人员可以访问它们，还可快速加入通话和会议。在这一前提下，拥有一个专门的家庭工作区，让你可以在其中提高工作效率，并发出你处于“请勿打扰”模式的信号，这一点非常重要。你吃早餐的角落、卧室里安静的一隅、棋牌室中闲置的游戏桌，任何适合专注的区域都可以用作工作区。请不要担心工作区一整天下来会变得有点凌乱，视频会议时可以随时使用背景模糊，让团队成员只专注于你。
沟通、沟通、沟通
尽管许多人至少有部分时间都在家办公，但我们仍然依赖于以亲自到办公室为基础的节奏和核心工作时间。 在家办公时，你的日常节律可能会发生变化。需要平衡工作和照顾孩子的人尤其如此。请将你的工作时间明确告知团队成员和协作者，让他们知道在什么时候联系你。你还可以在 Teams 中设置状态消息以主动共享此信息。
此外，还要养成经常向团队成员汇报工作进度的习惯。全员远程办公的公司倾向于强调文档，因为这是在分开工作时保持联系的关键方式。建议在 Teams 频道中发布你发现的更新、见解和有用资源，让团队成员可以了解你在做些什么，即使没有机会在走廊对话。此后，他们可以在需要时在该频道内搜索想法或内容。
维护健康边界
没有了往常工作日的信号（例如去吃午餐或者通勤），停下来休息可能是一个挑战。远程办公的人有时会发现自己的工作时间延长了，没有暂停工作来锻炼、社交或好好吃饭。这很快就会导致压力和倦怠。请记住：健康。留出时间吃饭，喝足量的水，并提醒自己在一天结束时在精神上从远程办公“打卡下班”。这些行为不仅能让你保持健康，从长远来看，还有助于你提高工作效率。
进行有效会议
在没有实体会议室的情况下，你可能会觉得将每个人聚集在一起是远程办公时大的挑战。将会议移到 Teams 时，请确保所有会议都有虚拟“加入”选项，用于创建在线会议室。此外，如果参与者愿意，建议全部打开视频。面对面的互动对于让每个人融入其中很有帮助。Teams 有多种可选的认证相机已经耳机和扬声器等设备，以确保你和同事始终能够清晰通话。
改为使用在线会议，我们可能会失去一些视觉提示，无法了解同事在会议中是否有话要说。如果参与电话会议的人数过多，参与者可能难以分享自己的观点。会议组织者应经常暂停以邀请参与者提问，并提醒他们还可以使用会议聊天窗口来分享自己的想法。
为了弥补面对面交流时间的不足，一些远程办公的人会安排额外的会议，以便与客户、合作伙伴和同事保持联系。重复预定可能很难避免。如果你的组织允许，请在 Teams 中录制会议，以便同事稍后跟进。如果你无法参与，请提醒组织者在你缺席时进行录制。如果你尝试记住参加会议时得到的信息，自动生成的脚本也非常有用。希望详细了解 Teams 会议？这里有更多秘诀供你学习。
保持连接
许多远程办公人员发现，关于办公室，他们怀念的就是闲聊。在饮水机或小吃架旁聊天不仅使我们保持联系，还经常能让我们意料之外的重要信息或见解浮现出来。可以有意地接触同事，和他们交流。将聊天消息视为虚拟饮水机，并给自己设置提醒，定期与他人联系。表情符号、GIF 和贴纸是让闲聊保持轻松愉快的有趣方式。
让你的团队集合在一起
远程办公会让人感到孤立。作为领导者，制造机会让整个团队能够进行虚拟集会非常重要。保持常规团队会议节奏或团队午餐会，只是将其变为在线形式。使用 Teams 中的“常规”频道进行每个人都可能感兴趣的讨论。若要进行大型头脑风暴，可以使用 Microsoft Whiteboard 应用，该应用可为会议参与者提供无限数字画布，让其能够直接在 Teams 中构思和协作。此外，还建议团队领导下载 Crisis Communication Power App。可以使用这个可自定义的应用，让你自己和你的团队了解在这次疫情中需要了解的一切。
愉快工作！
由于改用远程办公带来了众多变化，培养和保持团队士气非常重要。你可以在 Teams 中进行许多操作，让他人感到乐观和投入。可以在团队聊天中分享新闻和故事，或举办摄影比赛。我们在中国的一个教育界客户举办了学生烹饪挑战赛，受到热烈欢迎。
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